Elementos-chave para um trabalho virtual bem-sucedido.
Nos últimos anos, milhares de pessoas em todo o mundo se adaptaram a trabalhar virtualmente. Nos últimos meses, dezenas de milhões se juntaram a elas e mais continuarão a fazê-lo nos próximos meses.
As lições do passado – sobre como reconhecer e equilibrar os papéis da tecnologia, das necessidades sociais e dos ritmos de trabalho – são de importância crucial para nós agora. Eles também podem se tornar catalisadores para mudanças de longo prazo.
O trabalho remoto em 3 ondas
Em uma breve história, as pessoas se adaptaram ao trabalho virtual em três ondas. Em cada onda, elas chegaram a um acordo entre os benefícios e as limitações da tecnologia, o impacto social da colaboração à distância e como o design do trabalho afetava a produtividade.
O trabalho virtual começou na década de 1980, impulsionado pela maturidade tecnológica. Os Freelancers – pioneiros sociais do trabalho virtual – usaram as primeiras versões dos computadores pessoais com seus modens de 56k V.90 (é isso mesmo, 56kbytes/segundo – e era rápido na época) para projetar produtos, construir códigos e escrever, editar e dar suporte de suas casas. Do ponto de vista da vida profissional, eles adoraram a autonomia e a flexibilidade e começaram a ensinar outras pessoas a configurar espaços de trabalho domésticos. Já no mundo corporativo, mais ao final da década de 80, as grandes corporações com disponibilidade de recursos para montar redes corporativas robustas e ERPs integrados, começaram a operar Centros de Serviços Compartilhados ou Centralizados processando remotamente contabilidade, folha e demais rotinas operacionais de várias unidades de negócio espalhadas regionalmente em um único grande poder de processamento.
Na segunda onda, começando por volta do início dos anos 2000, a prática do trabalho remoto virtual expandiu-se dos freelancers pioneiros para incluir corporações com a mobilidade e poder dos palmtops seguido pelos notebooks. O mantra “a qualquer hora, em qualquer lugar” das empresas de tecnologia era o lema das soluções de conexão remota via VPNs com pontos de acesso à internet. Em todo o mundo, as empresas começaram a permitir que os funcionários trabalhassem em casa ou “em campo”, principalmente a área comercial. Eles também começaram a esperar que trabalhassem em casa, a qualquer hora do dia.
O surto de SARS (síndrome respiratória aguda grave) em 2003 , que se espalhou por 29 países, deu impulso a essa onda.
Mas mesmo que trabalhar remotamente estivesse se tornando moda, os gerentes se preocupavam em como gerenciar e medir o desempenho dos funcionários que estavam fazendo suas tarefas a qualquer hora, em qualquer lugar – e fora de suas vistas. Havia a preocupação de que, à medida que as pessoas ficavam isoladas, sua capacidade de trabalhar e inovar colaborativamente diminuiria e o trabalho virtual podia ser solitário – o que demandava muito tempo de conversas em ICQ e colaboração em ORKUT, hoje: WhatsApp, Facebook, LinkedIn, Tik Tok, pode escolher…
Preocupadas com as desvantagens de uma vida profissional solitária, as pessoas começaram a se aglomerar em espaços de coworking. Eles queriam a flexibilidade do trabalho virtual e a camaradagem dos colegas de trabalho. Para competir com essas ideias, as grandes empresas começaram a construir ambientes mais despojados em suas sedes para mantê-los em um ambiente operacional, mais agradável, porém controlável. E entre suas unidades a implantação de plataformas e ferramentas colaborativas avançadas e uma compreensão da importância da comunicação face a face para o bem-estar emocional.
A onda atual
Os desafios que enfrentamos agora não tem precedentes. Nos últimos meses, milhões de pessoas foram encaminhadas para trabalhar em casa obrigatoriamente. Isso significa que os trabalhadores domiciliares não são mais apenas pessoas que preferem trabalhar em casa, ou funcionários de empresas que estão testando horários onde as pessoas passam quatro dias no escritório e um dia em casa, ou cidadãos de países como a Dinamarca, onde o trabalho flexível é normal. Todos nós fomos desafiados a ser criativos e adaptáveis em nossas rotinas e preferencias.
Três elementos-chave do trabalho virtual
As lições aprendidas com as ondas anteriores envolvendo trabalho virtual é que precisamos reconhecer e equilibrar três elementos distintos: tecnologia, necessidades sociais e rotina de trabalho.
- Tecnologia: a tecnologia sempre foi o agente viabilizador para o trabalho virtual. Sabemos que ele atende melhor às necessidades das pessoas quando faz de maneira eficiente a parte do fluxo rotineiro do trabalho automatizando e integrando a tarefa em questão. Essa crise pode ser um momento para determinar o nível e a maturidade da tecnologia necessária na organização, e alguns pioneiros estão mostrando como essa maturidade poderia estar trazendo vantagens competitivas perante as incertezas do momento.
- Necessidades sociais: aprendemos com os primeiros freelancers que seus espaços domésticos eram cruciais. Eles se saíam melhor quando seus espaços de trabalho os protegiam de distrações externas, forneciam acesso fácil às ferramentas de seu ofício e eram dedicados exclusivamente ao trabalho. Sem dúvida, isso será complicado em famílias onde mais de uma pessoa está trabalhando e as crianças estão fora da escola. Essas circunstâncias únicas exigirão paciência, empatia e agilidade das pessoas, à medida que nos adaptemos a essas novas circunstâncias. Reimagine o espaço de trabalho doméstico e torne-o humano. Aproveite os sistemas de comunicação de conferência para um papo informal sobre fut..ilidades (essa foi uma tentativa de piada sobre futebol, mas a última que participei das 2 horas que tínhamos para a reunião, sobrou uma para centrar no assunto principal, então, não teve muita graça).
- Rotina de trabalho: aprendemos com os trabalhadores virtuais que eles se saem melhor quando há um ritmo natural em seus calendários e rituais diários. Isso pode significar vestir roupas de trabalho ou ter reuniões de check-in às 9h e up às 16h. A ênfase deve estar no check- in emvez de no check- up. É importante, acima da rotina, construir fortes práticas de colaboração e confiança, definir antecipadamente sobre objetivos e funções-chave de cada um, definir claramente os limites de metas e prazos e esclarecer tarefas e compromissos. É importante focar nos valores da organização. A confiança é fundamental, as pessoas que trabalham em casa são engajadas e produtivas. Afinal: “missão dada, deve ser missão cumprida”.
Perspectivas para o futuro
Olhando para a frente, o que fica claro é que mesmo quando tudo isso acabar, não estaremos no mesmo lugar que começamos. Eu costumava viajar o Brasil inteiro assessorando empresas, pelo menos uma vez por semana tinha alguma reunião com clientes, muitos fora do meu Estado. Agora faço quatro ou cinco reuniões por dia. Além das reuniões, temos os projetos, as assessorias e, agora pela falta de contato, semanalmente esta NEWS. Depois do “próximo normal” vou voltar a rotina anterior? Duvido, mas também não será como agora.
Todos nós desenvolvemos maus hábitos no mundo do trabalho, muitos por carências de chefes. Agendar muitas reuniões, longas viagens, não passar tempo suficiente com nossas famílias, stress e o mais novo síndrome de burnout. Nossas pegadas na areia, bem como o desgaste em nossa saúde mental, têm nos alertado que esse comportamento estava errado, mas o ser humano é assim, apegado aos seus vícios e hábitos de trabalho profundamente enraizados e difíceis de mudar.
Este momento nos dá a oportunidade de mudá-los e redefinir a forma como trabalhamos. Não acho que será o fim do trabalho “em campo” ou no escritório – nós humanos prosperamos na interação face a face, e nosso espírito exige isso. Mas o que ele fará é mostrar mais claramente do que nunca como podemos abraçar o virtual e o físico e obter o máximo de ambos. No mundo pós-pandemia, os profissionais que conseguem combinar essas formas de trabalho vão se desenvolver melhor e ser mais versáteis no futuro.
por Carlos Magalhães – Xcellence & Co.
carlos.magalhaes@xcellence.com.br
Xcellence & Co.
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